Manejando el constante cambio

Para los líderes de la actividad de cambio, será inevitable tener que enfrentarse a barreras, conflictos, resistencias y otros efectos negativos. Existe la tendencia a verlos como «desastres» que harán fracasar el cambio.

Pero adoptando un enfoque reflexivo y profesional, la mayoría de los errores, barreras y dificultades que conlleva el cambio pueden superarse.

Algunas repercusiones negativas serán inevitables: Ayudará, desde el principio, prepararse para la certeza de que habrás cometido algunos errores de apreciación en la planificación del cambio. Además, a pesar de un cuidadoso análisis de las probables repercusiones del cambio, no es posible prever con exactitud todas ellas, ni el grado de impacto.

Esto significa que reconoces que pretendes tener éxito a pesar de los contratiempos causados por los errores que se cometen y las previsiones que resultan ser inexactas en algunos puntos.

En resumen, te permites tener algunas debilidades. A menos que tú y tus colegas del equipo de dirección estéis dotados de genialidad, es muy poco probable que introduzcáis un cambio importante sin tropezar con algunas dificultades inesperadas, o más graves de lo esperado.

Las previsiones tendrán fallos

Aunque hayas investigado y analizado con el mayor cuidado posible, cuando elabores tus planes de cambio estarás basando los cambios previstos en un fondo de previsiones.

Éstas podrían incluir la previsión del comportamiento de una amplia gama de factores diversos, como el comportamiento de los clientes, el comportamiento de los proveedores, la reacción de los individuos y equipos internos a los cambios, el impacto en la motivación y la moral del personal, el impacto en los costes, los precios de venta, la imagen, la marca, la rotación del personal, la contratación, etc.

Debido a la imprevisibilidad de muchos de estos factores, aunque debes tener un plan, espera hacer frecuentes cambios en el plan una vez que se haya puesto en marcha. Predecir los plazos, costes y efectos exactos es imposible.

La experiencia indica que el cambio suele tardar más, ser más complejo y costar más de lo previsto. A medida que el cambio avanza, revisa la situación, consulta con tu equipo y otras partes interesadas, y prepárate para ajustar tus planes originales.

Los niveles de estrés aumentarán

Los líderes de la actividad de cambio pueden experimentar un mayor estrés, al observar y responder a los efectos de los cambios.

Cuanto más radical o más complejo sea el cambio, mayor será la presión, ya que la organización se ve obligada a alejarse de su condición y cultura anteriores. Sin embargo, para los directivos locales y el personal operativo, el efecto de ciertos cambios puede ser dramático, sobre todo cuando el cambio conlleva efectos inicialmente negativos, como despidos, traslados o una reorganización importante.

En estos niveles jerárquicos inferiores, el estrés provocado por el impacto de los cambios puede ser grave. Tendrás que estar preparado para ello y disponer de planes para afrontarlo. Una acción esencial es asegurarse de que los directores locales estén plenamente informados de los cambios y equipados para responder a las preocupaciones, los temores y las reacciones de sus equipos.

La resistencia es normal

Es casi imposible hacer cambios importantes sin generar resistencia por parte de algunos de los afectados por los cambios. El grado, o la gravedad, de la resistencia variará, no sólo por la naturaleza de los cambios, sino también por los temores y preocupaciones intrínsecas de algunas personas y grupos.

Gran parte de la resistencia se debe a la mala calidad de las comunicaciones previas al cambio, cuando los responsables del mismo no han consultado ni informado eficazmente.

Puede haber más resistencia debido a toda una serie de temores sobre: no creer que el cambio sea necesario, la posibilidad de perder estatus, perder ingresos, perder amigos y compañeros, perder o ganar responsabilidad, perder condiciones de trabajo cómodas, y muchas otras preocupaciones similares.

Los críticos expresarán sus preocupaciones: Aunque hayas consultado e implicado a los principales interesados, los críticos y los cínicos te desafiarán. Serán más fuertes no al principio, sino en medio de tus esfuerzos, cuando los posibles efectos del cambio se hagan más claros. Es entonces cuando, con la ayuda de otros, debes responder con firmeza a las críticas, eliminar los obstáculos y avanzar.

Lo inesperado sucederá

Prepárate para afrontar acontecimientos inesperados. No es posible predecir todas las consecuencias del cambio. Casi siempre te enfrentarás a consecuencias que ni tú ni el equipo preveían. No dejes que esto te detenga. Prepárate para responder, lidiar con ellas y hacer ajustes.

El progreso se tambalea

Inevitablemente habrá momentos en los que el ritmo del cambio se ralentice, quizá por el cansancio, quizá por influencias externas. Esto es normal, pero tendrás que gestionar estos momentos con cuidado, con el objetivo de recuperar el nivel de progreso esperado lo antes posible.

La comunicación entre los gestores y los especialistas de todos los niveles debe ser frecuente, para garantizar que los líderes del cambio sean conscientes de las fluctuaciones en el ritmo de avance, y para que puedan tomar las medidas correctivas adecuadas.

Como líder tendrás que gestionar las repercusiones negativas que generan los cambios. Los siguientes puntos ofrecen una visión general de la mejor manera de reducir la probabilidad de repercusiones negativas y de gestionar las que surjan.

La preparación y la planificación son esenciales

Aunque es cierto que es casi imposible introducir cambios sin que se produzcan algunas repercusiones negativas, una preparación y planificación minuciosas ayudarán a reducirlas al mínimo, y permitirán gestionar eficazmente las que surjan.

Los efectos del cambio en las personas, los directivos, el personal operativo, los clientes, los socios y otras partes interesadas, están bien documentados, y este conjunto de conocimientos puede ayudar a los planificadores a predecir al menos las reacciones de la mayoría de las personas afectadas por el cambio.

Las actividades previas a la implantación, como un proceso de consulta y concienciación, deben incorporarse a los planes de cambio. Las respuestas a las posibles repercusiones posteriores a la implantación también deben elaborarse como parte del proceso de planificación.

Los directivos y el resto del personal clave deben recibir información completa sobre esta parte del plan, y ser conscientes de que es tan importante como cualquier otra.

Será necesario el seguimiento y el control

Una de las características clave de un plan de cambio eficaz es un procedimiento de seguimiento y control riguroso y aplicado con coherencia. Esto garantiza que todas las desviaciones del plan original se identifiquen, se analicen y, si es necesario, se tomen medidas correctivas.

No hay que avergonzarse de tener que cambiar los planes y reajustar las previsiones. Hay infinidad de influencias internas y externas que cambian rápidamente y que repercuten en el cambio planificado desde el momento en que se aplica, y hay que reconocerlas, analizarlas y responder a ellas adecuadamente.

Hay que hacer frente a las resistencias y a las críticas

Como parte del proceso de seguimiento y control, hay que hacer frente a la resistencia y las críticas. La naturaleza de tu respuesta dependerá del tipo y grado de resistencia o crítica.

Cuando sea evidente que la resistencia o las críticas son auténticas y reflejan preocupaciones o temores comprensibles, habrá que adoptar un enfoque comprensivo. A menudo, bastará con una explicación adicional de las razones de los cambios y la garantía de que las condiciones serán mejores.

Cuando la resistencia o las críticas están motivadas por el deseo de causar trastornos o daños, hay que tratarlas con firmeza y justicia, pero de forma que se eliminen por completo. Una vez más, hay un enorme conjunto de conocimientos a los que recurrir, que los responsables locales deben conocer y utilizar.

Busca los beneficios positivos del cambio

Para contrarrestar la respuesta negativa que algunos podrían sentir, encuentra y muestra pruebas de las mejoras y los beneficios (¡tiene que haber alguno si tu cambio era necesario!), por ejemplo, mayor seguridad, mejores condiciones de trabajo, mayores ingresos, menores costes, más oportunidades de progresión, menor rotación de personal, mayores niveles de satisfacción de los clientes, etc.

Aportar pruebas sólidas de los resultados positivos del cambio es la respuesta más persuasiva a la negatividad y el cinismo.

No dejes que la resistencia, los errores y los conflictos te frenen

Al recuperarse de una repercusión negativa se tiende a reaccionar de forma exagerada ante el problema, a compensar en exceso el error o la equivocación.

Esto es innecesario y a menudo puede provocar mayores complicaciones. Es importante arreglar sólo lo que ha salido mal y pasar a la siguiente parte del proceso. Si te esfuerzas demasiado en reparar un error, lo harás más memorable y notable de lo necesario.

Céntrate en el futuro

Centrarse en las repercusiones negativas en lugar de hacer avanzar el cambio es contraproducente. Céntrate, en cambio, en reparar el daño y seguir trabajando hacia el objetivo original.

Detenerse en los contratiempos, los errores, las equivocaciones y los conflictos les da más importancia que al objetivo real: enfréntate a ellos y sigue adelante.