Guía paso a paso para la gestión de proyectos

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La clave del éxito de un proyecto está en la planificación. Crear un plan de proyecto es lo primero que hay que hacer al emprender cualquier tipo de proyecto.

A menudo se ignora la planificación del proyecto en favor de ponerse a trabajar. Sin embargo, muchas personas no se dan cuenta del valor de un plan de proyecto para ahorrar tiempo, dinero y muchos problemas.

Este artículo analiza un enfoque práctico y sencillo de la planificación de proyectos. Al terminar esta guía, debería disponer de un sólido enfoque de planificación de proyectos que podrá utilizar en futuros proyectos.

Paso 1 Objetivos del proyecto

Un proyecto tiene éxito cuando se satisfacen las necesidades de las partes interesadas. Una parte interesada es cualquier persona directa o indirectamente afectada por el proyecto.

Como primer paso, es importante identificar a las partes interesadas en su proyecto. No siempre es fácil identificar a las partes interesadas de un proyecto, sobre todo a las que se ven afectadas indirectamente. Algunos ejemplos de partes interesadas son:

* El patrocinador del proyecto.
* El cliente que recibe los resultados
* Los usuarios de los resultados del proyecto
* El director y el equipo del proyecto

Una vez que entienda quiénes son las partes interesadas, el siguiente paso es establecer sus necesidades. La mejor manera de hacerlo es realizar entrevistas con las partes interesadas. Dedique tiempo a las entrevistas para extraer las verdaderas necesidades que generan beneficios reales. A menudo, las partes interesadas hablarán de necesidades que no son relevantes y que no aportan beneficios. Éstas pueden registrarse y establecerse como de baja prioridad.

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El siguiente paso, una vez que haya realizado todas las entrevistas y tenga una lista completa de necesidades, es priorizarlas. A partir de la lista priorizada, cree un conjunto de objetivos que puedan medirse fácilmente. Una técnica para hacerlo es revisarlos según el principio SMART. De este modo, será fácil saber cuándo se ha alcanzado un objetivo.

Una vez que haya establecido un conjunto claro de objetivos, deberá registrarlos en el plan del proyecto. Puede ser útil incluir también las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Esta es la parte más difícil del proceso de planificación que se ha completado. Es hora de pasar a examinar los resultados del proyecto.

Paso 2: resultados del proyecto

A partir de los objetivos que has definido en el paso 1, crea una lista de cosas que el proyecto debe entregar para cumplir esos objetivos. Especifique cuándo y cómo debe entregarse cada elemento.

Añada los productos al plan del proyecto con una fecha de entrega estimada. Las fechas de entrega más precisas se establecerán durante la fase de programación, que es la siguiente.

Paso 3 Calendario del proyecto

Elabore una lista de tareas que deben llevarse a cabo para cada entregable identificado en el paso 2. Para cada tarea, identifique lo siguiente:

  • La cantidad de esfuerzo (horas o días) necesaria para completar la tarea.
  • El recurso que llevará a cabo la tarea

Una vez que haya establecido la cantidad de esfuerzo para cada tarea, podrá calcular el esfuerzo necesario para cada entregable y una fecha de entrega precisa. Actualice su sección de entregables con las fechas de entrega más precisas.

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En este punto de la planificación puede optar por utilizar un programa informático como Microsoft Project para crear el calendario del proyecto. También puede utilizar una de las muchas plantillas gratuitas disponibles. Introduzca todos los entregables, las tareas, las duraciones y los recursos que completarán cada tarea.

Un problema común que se descubre en este punto es cuando un proyecto tiene un plazo de entrega impuesto por el patrocinador que no es realista según sus estimaciones. Si descubre que este es el caso, debe ponerse en contacto con el patrocinador inmediatamente. Las opciones que tiene en esta situación son

  • Renegociar el plazo (retraso del proyecto)
  • Emplear recursos adicionales (aumento del coste)
  • Reducir el alcance del proyecto (menos entrega)

Utilice el calendario del proyecto para justificar la adopción de una de estas opciones.

Paso 4 Planes de apoyo

Esta sección trata de los planes que debe crear como parte del proceso de planificación. Pueden incluirse directamente en el plan.

Plan de recursos humanos

Identifique por su nombre a las personas y organizaciones con un papel destacado en el proyecto. Describa para cada uno de ellos sus funciones y responsabilidades en el proyecto.

A continuación, describa el número y el tipo de personas necesarias para llevar a cabo el proyecto. Para cada recurso, detalle las fechas de inicio, la duración estimada y el método que utilizará para obtenerlos.

Elabore una sola hoja con esta información.

Plan de comunicación

Cree un documento que muestre a quién hay que mantener informado sobre el proyecto y cómo recibirá la información. El mecanismo más habitual es un informe de progreso semanal/mensual, en el que se describa cómo está funcionando el proyecto, los hitos alcanzados y el trabajo previsto para el siguiente periodo.

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Plan de gestión de riesgos

La gestión de riesgos es una parte importante de la gestión de proyectos. Aunque a menudo se pasa por alto, es importante identificar el mayor número posible de riesgos para su proyecto y estar preparado por si ocurre algo malo.

He aquí algunos ejemplos de riesgos habituales en los proyectos:

  • Estimaciones de tiempo y costes demasiado optimistas
  • Un ciclo de revisión y retroalimentación del cliente demasiado lento
  • Recortes presupuestarios inesperados
  • Funciones y responsabilidades poco claras
  • No se busca la opinión de las partes interesadas o no se entienden bien sus necesidades
  • Las partes interesadas cambian los requisitos una vez iniciado el proyecto
  • Las partes interesadas añaden nuevos requisitos una vez iniciado el proyecto
  • Comunicación deficiente que da lugar a malentendidos, problemas de calidad y repetición de tareas
  • Falta de compromiso de los recursos

Los riesgos pueden controlarse mediante un sencillo registro de riesgos. Añada cada riesgo que haya identificado a su registro de riesgos y anote lo que hará en caso de que ocurra y lo que hará para evitar que ocurra. Revise el registro de riesgos con regularidad y añada nuevos riesgos a medida que se produzcan durante la vida del proyecto. Recuerde que los riesgos que se ignoran no desaparecen.

Enhorabuena. Si ha seguido todos los pasos anteriores, debería tener un buen plan de proyecto. Recuerde que debe actualizar su plan a medida que el proyecto avanza y medir los avances con respecto al plan.

Sobre Marcos Perez

¡Hola! Mi nombre es Marcos y soy un apasionado estudioso de la gerencia. Me encanta ayudar a los emprendedores a avanzar, innovar y crecer. En mi página compartiré mis ideas para el desarrollo exitoso de tu negocio: desde consejos sobre cómo mejorar tus procesos hasta apoyarte en la definición de objetivos claros que te permitan alcanzar tu visión. Te invito a unirte al camino del éxito conmigo!

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