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La mayoría de nosotros entendemos los principios generales de la gestión del tiempo, y podemos ver que es importante gestionar nuestro tiempo de la forma más reflexiva posible. Lo difícil para los profesionales ocupados es aplicar realmente las técnicas de gestión del tiempo de forma regular.
He aquí unas técnicas prácticas y fáciles de aplicar que te ayudarán. Una vez completada la etapa inicial y analítica, las técnicas que aquí se exponen son sencillas y pueden aplicarse diaria, semanal y mensualmente, como una cuestión de rutina.
Semana de preparación
El primer paso es el que más tiempo consume: analizar tu situación actual. Para establecer en qué condiciones se encuentra tu gestión del tiempo en este momento, necesitarás completar al menos una semana, quizá dos, de preparación. También tendrás que tomar nota de las actividades que tienen una periodicidad mensual, como las reuniones de equipo o las revisiones del rendimiento del presupuesto.
Registra tu actividad
Durante una semana, como mínimo, deberás llevar un registro detallado, un diario o una bitácora, de las actividades en las que participas y del tiempo que dedicas a cada una de ellas. Sé tan detallado como puedas, para poder analizar tus actividades en profundidad.
Los expertos en gestión del tiempo recomiendan dividir la jornada en periodos de al menos 15 minutos, y en los periodos de mucha actividad incluso en periodos más pequeños de 5 ó 10 minutos.
Por ejemplo, para esos primeros 30 minutos después de empezar a trabajar por la mañana, no te limites a anotar de 8.30 a 9.00 Empezar a trabajar, abrir correos electrónicos, hablar con los compañeros, tienes que dividirlo en al menos tres periodos de 10 minutos. Si has elegido una semana inusual, por ejemplo cuando te ausentas de la rutina habitual, por un curso de formación, completa el registro de los días que faltan, la semana siguiente. Sé disciplinado al respecto.
Utiliza un cuaderno o una agenda, o prepara una hoja de tiempo en papel o en el ordenador para cada día. Llévala contigo a todas partes o, al menos, complétala cada vez que vuelvas a tu zona de trabajo personal. Si te sirve de ayuda, consigue el apoyo de tus compañeros, y pídeles que te recuerden que debes registrar tus actividades con diligencia.
Analiza tu actividad
Al final de este periodo deberás analizar cuidadosamente estos registros. El objetivo principal es identificar las actividades y eventos negativos. Estos incluirán las actividades en las que no deberías participar o que podrías delegar, las actividades a las que dedicas demasiado tiempo, las actividades improductivas y los sucesos perturbadores o improductivos.
Algunas de las actividades que identifiques aquí serán exclusivas de tu situación, pero otras serán comunes a la mayoría de los profesionales, como ser interrumpido indebidamente por colegas, por llamadas telefónicas dirigidas a otros, por asistir a reuniones que no son relevantes para ti, por navegar por Internet, por centrarse en tareas de baja prioridad en lugar de otras más importantes, pero más difíciles.
Sin embargo, también es importante identificar las actividades y eventos positivos, para que puedas considerar cómo de apropiado es el tiempo que estás asignando actualmente a ellos. Algunos ejemplos podrían ser cuánto tiempo dedicas a apoyar, o a entrenar, a los miembros de tu equipo, o cuánto tiempo dedicas a la creación y mantenimiento de relaciones con los demás, o cuánto tiempo dedicas a abordar cuestiones de gestión de la calidad. Con una imagen clara de cómo estás empleando tu tiempo, puedes pasar al siguiente paso.
Habla con las partes interesadas
Se trata de los compañeros, los equipos, los directivos, quizá los proveedores, quizá los clientes, que tienen un interés legítimo en cómo te desenvuelves en el trabajo y que se verán afectados por los cambios que vas a realizar. Es posible que también tengas que organizar un debate con las personas clave, antes de dar los siguientes pasos.
Enumerar tus responsabilidades
Al margen de la actividad de registro, debes dedicar tiempo a revisar la descripción de tu puesto de trabajo, tú mismo si es actual y está al día, con tu jefe de línea si necesita una revisión formal.
El objetivo de esto es aclarar cuál es tu función y cuáles son tus responsabilidades formales. A menudo ocurre que, debido a una mala gestión del tiempo y a los problemas que esto genera, se permite que el papel y las responsabilidades se desvíen, hasta el punto de que la persona no realiza las actividades que debe realizar. Tener una idea clara de cuál es el papel y las responsabilidades es una parte esencial para construir una base sólida sobre la que planificar tu nuevo enfoque de la gestión del tiempo.
Enumera tus objetivos
Esta es otra parte esencial de la construcción de esos cimientos: como profesional, directivo o especialista, tendrás objetivos a nivel corporativo y operativo a los que tu actividad debe contribuir y ayudar a alcanzar. Paralelamente, tendrás objetivos personales de rendimiento laboral y de desarrollo personal por los que deberías trabajar. Identificar y revisar estos objetivos te permitirá clarificarlos y tenerlos en cuenta a la hora de planificar los cambios que vas a realizar.
Elimina o reduce las actividades innecesarias
Con la información que has recopilado y considerado, ha llegado el momento de pasar a la acción.
En términos sencillos, esto significa identificar las actividades, los acontecimientos y los periodos de tiempo que no contribuyen a que cumplas tu función y tus responsabilidades, y que no te ayudan a contribuir a la consecución de los objetivos corporativos y operativos ni de tus propios objetivos personales.
En tus planes de acción y en tus listas diarias, semanales y mensuales (de las que hablamos a continuación) puedes asegurarte de no seguir perdiendo tiempo y esfuerzo en ninguna de estas actividades negativas e improductivas.
Prioriza las actividades
Puede que tengas que hablar con tu equipo, y/o con tu jefe de línea, posiblemente con proveedores y clientes internos o externos, para aclarar y confirmar cuáles deben ser tus prioridades.
Esta podría ser una oportunidad para discutir cómo podrías delegar algunas tareas en otros, quizás simplemente porque no deberías hacerlas en primer lugar, quizás como una actividad de desarrollo para ayudar a un miembro del equipo a aprender nuevas habilidades.
El objetivo es tener una idea clara de cuáles son las tareas y eventos de alta, media y baja prioridad. A continuación, puedes asignar un momento adecuado del día, de la semana o del mes, para trabajar en ellos, y un periodo de tiempo adecuado que garantice que podrás completarlos con éxito.
Prepara listas de acciones
Se trata de una actividad relativamente sencilla, en la que observas las tareas y los acontecimientos del día, la semana y el mes próximos, y haces una lista de las actividades que pretendes llevar a cabo, y cuándo y durante cuánto tiempo trabajarás en ellas. Por supuesto, tendrás que comprobar continuamente que estas actividades se ajustan a tu función, responsabilidades y objetivos.
Empieza cada nuevo día
En realidad, esto puede significar tomar medidas al final del día anterior, siendo tu última tarea del día planificar tus actividades específicas, quizás como una simple lista de acciones o tareas, con tiempos, quizás como una lista de prioridades, que pretendes completar al día siguiente.
Así, al empezar a trabajar al día siguiente tendrás un plan de acción esperándote. A medida que avance el día, deberás revisar tus progresos a intervalos, y hacer los ajustes necesarios. Luego, al final del día, elabora el plan de acción, la lista, para el día siguiente.
Incorpora tiempos de descanso
No caigas en la trampa de intentar trabajar continuamente, todo el día sin parar, trabajando durante todos los descansos y, lo que es peor, sin hacer una pausa para comer.
Hay pruebas abrumadoras que demuestran que necesitamos hacer pausas, y que sin ellas nuestro rendimiento se deteriora drásticamente cuanto más tiempo pasamos sin ellas. Deberías hacer al menos una pequeña pausa a media mañana, un mínimo de 30 minutos a la hora de comer y una pequeña pausa por la tarde. Tu organización debería animarte a hacer estas pausas, ya que así lo exige la legislación sobre salud y seguridad en el trabajo.
Cada nueva semana
Intenta adoptar el mismo enfoque que con la planificación diaria. Al final del último día de tu semana de trabajo, elabora un plan de acción para la semana siguiente, o al menos para el primer día en detalle y el resto de la semana en esquema. Al comenzar cada nuevo mes: de nuevo, adopta el mismo enfoque que con la planificación semanal. Durante la última semana del calendario del mes presupuestario, prepara tu plan de acción para el mes siguiente.
Planifica estratégicamente
Paralelamente a la planificación diaria, semanal y mensual, también debes tener un plan de fondo que se centre en los objetivos a medio y largo plazo. Pueden ser objetivos de rendimiento en el lugar de trabajo, como los resultados financieros de final de año, pero también deben incluir objetivos más suaves, pero igualmente importantes, como el desarrollo de las personas y los equipos (sin olvidar tus propios objetivos de desarrollo personal).
También pueden incluir objetivos como la mejora de las condiciones de trabajo, o de las relaciones, por ejemplo, entre departamentos o con los proveedores. Hay que referirse a estos planes a largo plazo y revisar su progreso, al menos mensualmente.
En resumen
Sin un enfoque estructurado de la gestión de tu tiempo, es inevitable que te encuentres con dificultades, que no cumplas los plazos importantes, que no prestes suficiente atención a tu carrera y a tu desarrollo personal, que no te ocupes plenamente de las necesidades de los miembros de tu equipo, que permitas que otros dicten cómo pasas tu tiempo en el trabajo.
El resultado es que el trabajo se convertirá en una carga, y tu rendimiento se deteriorará. Además, los demás se darán cuenta y tu rendimiento será juzgado negativamente. Siguiendo los sencillos y prácticos pasos que aquí se describen, tomarás el control del tiempo que pasas en el trabajo, y tomarás el control de las actividades que realizas.
Una vez que hayas aplicado sistemáticamente estas técnicas durante uno o dos meses, se convertirán en un hábito, absorbido sin problemas en tu vida laboral diaria. Descubrirás que tienes menos conflictos, menos problemas, y que cumplirás la mayoría de tus plazos y objetivos. Estarás gestionando tu tiempo de forma eficaz.
