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La externalización, que en inglés se le llama outsourcing, es un término que ha recibido mucha atención últimamente. A pesar de la creciente tendencia de las empresas a recurrir a la externalización, todavía hay quienes no entienden claramente lo que significa el término externalización. Este artículo examinará algunos de los elementos clave de la externalización para ayudar al lector a comprender mejor el concepto de externalización.
Conoce la externalización (Outsourcing)
¿Qué es la externalización?
La externalización se produce cuando una empresa delega la realización de determinadas tareas en una persona o empresa, no empleada directamente por la empresa.
Este individuo puede ser un contratista independiente o un empleado de otra empresa al que se contrata para realizar esas tareas. A cambio de los servicios del individuo, él o su empresa reciben una compensación monetaria.
Esta descripción de la externalización facilita mucho la comprensión del concepto. La mayoría de la gente asume erróneamente que la externalización sólo se aplica a situaciones en las que las grandes empresas tienen productos fabricados en el extranjero por una filial y no se dan cuenta de que se pueden ver ejemplos de externalización prácticamente en toda la América corporativa.
Externalización nacional
La externalización nacional se refiere a la contratación en la que tanto la empresa principal como el contratista independiente o la filial están situados en el mismo país. Una de las principales razones de la externalización es reducir los costes, pero no siempre es necesario externalizar el trabajo en el extranjero para reducir los costes. El ahorro de costos se tratará con más detalle en el apartado sobre las ventajas de la externalización, pero esencialmente la externalización supone un ahorro como resultado de la reducción de los costos laborales.
Externalización en el extranjero
La externalización en el extranjero es el tipo de externalización que la mayoría de la gente ya conoce. En ella, grandes empresas como Nike, e incluso algunas más pequeñas, emplean plantas de fabricación en el extranjero, en países del tercer mundo, para aumentar sus beneficios. Esto es importante porque sus costos, incluidos los salarios, los materiales y el alquiler de edificios, serían considerablemente más altos en América que en esos otros países.
Beneficios de la externalización
Ahora que tienes una comprensión más clara del concepto de externalización, puede que te preguntes por qué las empresas se toman la molestia de externalizar determinadas tareas. La externalización es popular porque las empresas que contratan el trabajo obtienen una gran cantidad de beneficios. Algunos de los beneficios son
- Reducción de los costes laborales
- Aumento de la mano de obra
- Mayor flexibilidad
Una de las principales razones por las que las empresas recurren a la externalización es que puede reducir considerablemente los costos. En el caso de la externalización de tareas de fabricación en el extranjero, los costos pueden reducirse drásticamente porque hay salarios más bajos y costos asociados a la gestión y el mantenimiento de las plantas de fabricación.
Sin embargo, las empresas también disfrutan de un ahorro de costos cuando externalizan tareas a nivel nacional. La reducción de los costos laborales es la principal fuente de ahorro en este caso. Los contratistas independientes contratados para realizar tareas específicas no suelen tener prestaciones como la seguridad social, el seguro médico y la indemnización de los trabajadores.
Otra ventaja de la externalización es disfrutar de una mayor plantilla sin tener que contratar a más empleados. Las empresas que mantienen relaciones de red con personas cualificadas tienen más oportunidades abiertas porque pueden confiar en estas personas para que les ayuden si adquieren proyectos grandes o complicados.
Por último, la externalización proporciona a la empresa una gran flexibilidad. Las empresas que tienen una importante carga de trabajo y una acumulación de trabajo en la que la mayoría de los empleados están muy utilizados pueden dudar en competir por nuevos trabajos porque no tienen una gran disponibilidad de empleados. Sin embargo, con una red de personas en la que confiar si surge la necesidad de externalización, la empresa tiene más flexibilidad para buscar nuevos trabajos.
Cuando la externalización es la mejor solución
Hay ocasiones en las que la externalización es la única opción disponible por razones como que no hay empleados internos cualificados o disponibles para realizar la tarea en cuestión. Sin embargo, también hay ocasiones en las que la externalización no es la única opción, pero sí la mejor. En estas situaciones, la externalización se convierte en una sabia decisión empresarial, en lugar de un requisito o una cuestión de preferencia personal. Este artículo tratará de tres situaciones en las que la externalización es la mejor opción. Estas opciones son:
- Cuando la externalización ahorra dinero
- Cuando la externalización ayuda a cumplir los plazos
- Cuando la externalización aumenta la productividad
Cuando la externalización ahorra dinero
La externalización se convierte en la mejor solución cuando ahorra dinero a la empresa sin comprometer la calidad del trabajo. Las empresas cuyos objetivos son predominantemente de naturaleza financiera suelen centrarse en el resultado final para determinar si deben o no externalizar proyectos o tareas. Cuando el ahorro de costos se traduce en un trabajo inferior, no es ciertamente la mejor solución.
Si la externalización ahorra dinero o no es un concepto que a muchos les cuesta entender. Cuando la mayoría de la gente piensa en la externalización, se imagina a ciudadanos de países del tercer mundo trabajando por salarios inferiores, pero esto no es una representación exacta de la externalización.
Hoy en día, la externalización suele implicar la contratación de consultores nacionales de alto precio para abordar problemas complejos de alguna tarea de un proyecto en plazos agresivos. Esta explicación hace que la cuestión sea aún más confusa para algunos, que piensan que es imposible que sea menos caro contratar a un consultor de alto precio que realizar la tarea internamente.
A menudo es necesario examinar los costos de la mano de obra para ver cómo la externalización puede reducir a menudo los costos. La externalización puede conllevar una tarifa por hora más alta, pero es importante tener en cuenta que la empresa no suele estar obligada a pagar al consultor prestaciones como la seguridad social, el seguro médico y la indemnización de los trabajadores.
Además, el consultor puede trabajar fuera de la empresa, lo que significa que no supone una carga para los recursos de la empresa. Es necesario examinar estos factores para determinar si la externalización es o no la mejor opción.
Cuando la externalización ayuda a cumplir los plazos
Los plazos agresivos suelen hacer que la externalización sea la mejor opción disponible. La mayoría de las empresas no quieren tener que rechazar trabajos porque no tienen suficiente personal disponible para completar un proyecto concreto. Tener la capacidad de externalizar taréas especificas de un proyecto facilita que una empresa pueda competir por más trabajos de los que su personal podría manejar. Esto se debe a que los directivos saben que cuentan con una red de consultores en la que confiar en los momentos en los que los plazos son ajustados. En estos casos, la externalización se convierte en la mejor opción.
Tanto si los calendarios se fijan originalmente de forma bastante agresiva como si se aceleran debido a problemas en fases anteriores del proyecto, pueden convertirse en una molestia para muchas empresas. Independientemente de la causa de los problemas, los clientes pueden no entender si el consultor no puede cumplir los plazos exigidos.
Flexibilidad en la distribucion de trabajo
Muchas empresas equilibran la carga de trabajo que asumen en función del número de empleados que tienen en plantilla capaces de ayudar en cada tarea individual. Sin embargo, la externalización da a las empresas la posibilidad de considerar la aceptación de más trabajo del que sus empleados internos son capaces de realizar.
Otra ventaja de la externalización es la posibilidad de asumir proyectos más grandes de lo habitual. Uno de los factores más elementales que se suelen tener en cuenta a la hora de adjudicar proyectos a las consultoras es el número de empleados que están disponibles para trabajar en el proyecto.
Los clientes evalúan este número con las necesidades del proyecto y el calendario para determinar si creen que el consultor es capaz de completar el proyecto a tiempo. Las consultoras que externalizan parte de sus proyectos pueden aumentar efectivamente el número de empleados que pueden permitirse tener trabajando en un proyecto concreto.
La disponibilidad de personal interno
A veces, la externalización se convierte en la única opción en función de la disponibilidad de personal. Una empresa puede tener la necesidad de realizar tareas con bastante rapidez. Aunque puede tratarse de una tarea para la que varios empleados internos están cualificados, la carga de trabajo actual puede hacer imposible que estos empleados se encarguen de estas tareas.
Cuando esto ocurre, la externalización vuelve a ser la única opción. Los empleados de la empresa suelen ser multitarea y pueden estar trabajando con varios plazos importantes en un momento dado. La dirección de la empresa tiene la responsabilidad de repartir el trabajo entre los empleados de menor nivel y, cuando siente que su personal interno no puede asumir más trabajo, suele recurrir a la externalización como solución.
La carga de trabajo se convierte a menudo en un factor de externalización cuando hay proyectos que son especialmente sensibles al tiempo. Los empleados y los empresarios suelen tener que priorizar las múltiples tareas que gestionan, pero hay veces en las que varios proyectos o tareas se vuelven urgentes simultáneamente y, cuando esto sucede, puede resultar difícil completar todas estas tareas con la sola ayuda del personal interno.
Cuando la externalización aumenta la productividad
Al considerar la productividad, también es importante tener en cuenta que los empleados que se ocupan de varias tareas suelen tardar más en completar cada una de ellas que si fueran su única responsabilidad. Esto se debe a que los empleados que realizan varias tareas no son necesariamente tan eficientes como creen.
El principal problema de la multitarea es que al cambiar de actividad se produce un pequeño retraso cada vez que el empleado cambia de tarea, porque a menudo tiene que revisar su progreso reciente y recordar lo que pretendía hacer a continuación. Por el contrario, la externalización de tareas singulares permite al individuo centrarse al 100% en cada tarea.
La cualificación del personal interno
A veces la externalización se convierte en la única opción disponible porque no hay personal interno cualificado para realizar una tarea concreta. Esto suele ocurrir cuando una tarea requiere una titulación o un área de conocimientos muy especializados. Esto es especialmente problemático cuando la tarea en cuestión es extremadamente rara.
Cuando este es el caso, no tiene sentido que una empresa contrate a un empleado con estas capacidades cuando rara vez se va a utilizar, porque los empleados que no son productivos son caros para la empresa.
Sin embargo, si esta tarea se convierte en una que se requiere con regularidad, la cuestión de externalizar o no la tarea se complica. Como este artículo se centra en situaciones en las que la externalización es la única opción, no profundizaremos en los factores que complican esta decisión, como los costes laborales y el aumento de la mano de obra.
Las pequeñas empresas suelen enfrentarse al problema de no tener personal cualificado para determinadas tareas con más frecuencia que las grandes empresas. Obviamente, las empresas más grandes tienen una mayor reserva de empleados de la que tirar y, por tanto, es mucho más probable que las empresas más pequeñas tengan lagunas en su nivel de conocimientos que las empresas más grandes.
Trabajo de máxima calidad de expertos del sector
La externalización da a la empresa la oportunidad de contratar la tarea de resolver el problema a un candidato altamente cualificado. Aunque la empresa puede pagar una suma considerable por los servicios del individuo o compañia, es probable que esta tarifa sea significativamente inferior a lo que le habría costado resolver el problema con su personal interno.
La cantidad de tiempo que habría llevado, junto con la posibilidad de cometer costosos errores, deja claro que la externalización es la decisión correcta en este caso.
Otro escenario en el que las tareas pueden externalizarse a un experto del sector es cuando la empresa se enfrenta a la tarea de realizar más trabajo del que es capaz de manejar internamente. En caso de plazos agresivos o de retrasos inesperados, la externalización puede utilizarse para completar los proyectos de acuerdo con plazos inamovibles.
Utiliza un acuerdo de no divulgación
- Una definición de qué materiales son sensibles
- Restricciones sobre el modo en que se pueden transmitir los materiales
- Una estipulación que impida al contratista competir en el mismo tipo de negocio durante un periodo de tiempo determinado
- Una duración de tiempo por la que el contrato es vinculante
Para proteger la compañia, se pueden utilizar las condiciones anteriores al externalizar. El cliente puede especificar los materiales sensibles, propiedad intelectual, así como cualquier información relativa a la estrategia de negocio. El cliente puede limitar los métodos de transmisión de los materiales sensibles a correos electrónicos seguros y conversaciones telefónicas.
La duración del contrato depende del cliente. Los plazos habituales incluyen la duración del proyecto o un número determinado de días, semanas, meses o años. Se recomienda un plazo de al menos un año tras la finalización del proyecto, para evitar que los contratistas entren en el mismo nicho inmediatamente después de la finalización del proyecto.
Enlaces externos sobre externalización
