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Cualquiera que haya trabajado en una oficina en algún momento ha tenido que ir a la contabilidad. Son las personas que pagan y envían las facturas que mantienen el negocio en funcionamiento. Pero hacen mucho más que eso. A veces se les llama «contadores de frijoles» y también vigilan los beneficios, los costes y las pérdidas. A menos que dirijas tu propio negocio y actúes como tu propio contable, no tendrías forma de saber lo rentable -o no- que es tu negocio sin algún tipo de contabilidad.
No importa en qué negocio estés, incluso si todo lo que haces es cuadrar un talonario de cheques, eso sigue siendo contabilidad. Forma parte incluso de la vida de un niño. Ahorrar una paga, gastarla de una vez, son principios contables.
¿Cuáles son otros negocios en los que la contabilidad es fundamental? Bueno, los agricultores tienen que seguir procedimientos contables cuidadosos. Muchos de ellos gestionan sus granjas año tras año pidiendo préstamos para plantar las cosechas. Si es un buen año, rentable, pueden pagar el préstamo; si no, puede que tengan que aplazar el préstamo y acumular más intereses.
Toda empresa y todo individuo necesita tener algún tipo de sistema de contabilidad en su vida. De lo contrario, las finanzas se les pueden escapar, no saben lo que han gastado, o si pueden esperar beneficios o pérdidas de su negocio. Estar al tanto de la contabilidad, ya sea de una empresa multimillonaria o de una cuenta corriente personal, es una actividad necesaria a diario si eres inteligente. No hacerlo puede significar cualquier cosa, desde un cheque sin fondos o la contabilización de una pérdida para los accionistas de una empresa. Ambos escenarios pueden ser igualmente devastadores.
La contabilidad es básicamente información, y esta información se publica periódicamente en las empresas en forma de cuenta de pérdidas y ganancias, o cuenta de resultados.
Principios contables básicos
El profesor de contabilidad de la Universidad de Michigan, William A. Paton, ha definido la contabilidad como algo que tiene una función básica «facilitar la administración de la actividad económica. Esta función tiene dos fases estrechamente relacionadas 1) medir y ordenar los datos económicos; y 2) comunicar los resultados de este proceso a las partes interesadas».
A modo de ejemplo, los contables de una empresa miden periódicamente las pérdidas y ganancias de un mes, un trimestre o un año fiscal y publican estos resultados en un estado de pérdidas y ganancias que se llama cuenta de resultados. Estos estados incluyen elementos como las cuentas por cobrar (lo que se debe a la empresa) y las cuentas por pagar (lo que la empresa debe). También puede complicarse bastante con temas como las ganancias retenidas y la depreciación acelerada. Esto en los niveles superiores de la contabilidad y en la organización.
Sin embargo, gran parte de la contabilidad también tiene que ver con la teneduría de libros básica. Este es el proceso que registra cada transacción; cada factura pagada, cada centavo adeudado, cada dólar y centavo gastado y acumulado.
Pero a los propietarios de la empresa, que pueden ser propietarios individuales o millones de accionistas, lo que más les interesa son los resúmenes de estas transacciones, contenidos en el estado financiero. El estado financiero resume los activos de una empresa. El valor de un activo es lo que costó cuando se adquirió por primera vez. El estado financiero también registra cuáles fueron las fuentes de los activos. Algunos activos están en forma de préstamos que hay que devolver. Los beneficios también son un activo de la empresa.
En lo que se llama contabilidad por partida doble, también se resumen los pasivos. Obviamente, una empresa quiere mostrar una mayor cantidad de activos para compensar los pasivos y mostrar un beneficio. La gestión de estos dos elementos es la esencia de la contabilidad.
Existe un sistema para hacerlo; no todas las empresas o personas pueden idear sus propios sistemas de contabilidad; ¡el resultado sería el caos!
Principios contables
Si todos los implicados en el proceso de contabilidad siguieran su propio sistema, o ningún sistema, no habría forma de saber realmente si una empresa es rentable o no. La mayoría de las empresas siguen lo que se denomina principios contables generalmente aceptados, o PCGA, y hay enormes tomos en las bibliotecas y librerías dedicados sólo a este tema. A menos que una empresa declare lo contrario, cualquiera que lea un estado financiero puede suponer que la empresa ha utilizado los PCGA.
Si los PCGA no son los principios utilizados para preparar los estados financieros, entonces una empresa tiene que dejar claro qué otra forma de contabilidad ha utilizado y está obligada a evitar el uso de títulos en sus estados financieros que puedan confundir a la persona que los examine.
Los PCGA son la norma de oro para preparar los estados financieros. No revelar que ha utilizado principios distintos de los PCGA hace que una empresa sea legalmente responsable de cualquier dato engañoso o malinterpretado. Estos principios se han ido perfeccionando a lo largo de décadas y han regido eficazmente los métodos contables y los sistemas de información financiera de las empresas.
Se han establecido principios diferentes para distintos tipos de entidades empresariales, como empresas con y sin ánimo de lucro, gobiernos y otras empresas.
Sin embargo, los PCGA no son algo sencillo. Son directrices y, como tales, suelen estar abiertas a la interpretación. A veces hay que hacer estimaciones, y requieren un esfuerzo de buena fe hacia la exactitud. Seguramente habrás oído la expresión «contabilidad creativa», y es cuando una empresa se excede un poco (o un mucho) para que su negocio parezca más rentable de lo que realmente es. A esto también se le llama maquillar los números.
Esto puede salirse de control y convertirse rápidamente en un fraude contable, lo que también se llama maquillar los libros. Los resultados de estas prácticas pueden ser devastadores y arruinar cientos y miles de vidas, como en los casos de Enron, Rite Aid y otros.
Contabilidad
¿Qué ocurre en los departamentos de contabilidad y teneduría de libros? ¿Qué hacen estas personas a diario?
Bueno, una cosa que hacen y que es terriblemente importante para todos los que trabajan allí es la nómina. Hay que registrar todos los sueldos e impuestos ganados y pagados por cada empleado en cada periodo de pago.
El departamento de nóminas tiene que asegurarse de que se deducen los impuestos federales, estatales y locales correspondientes. El talón de la nómina que se adjunta a tu cheque registra estos impuestos. Suelen incluir el impuesto sobre la renta, los impuestos de la seguridad social y los impuestos sobre el trabajo que hay que pagar al gobierno federal y estatal.
Otras deducciones son las personales, como las relativas a la jubilación, las vacaciones, la paga por enfermedad o las prestaciones médicas. Es una función crítica. Algunas empresas tienen sus propios departamentos de nóminas; otras lo subcontratan a especialistas.
El departamento de contabilidad recibe y registra los pagos o el dinero en efectivo que recibe de los clientes de la empresa o del servicio.
El departamento de contabilidad tiene que asegurarse de que el dinero se origina con exactitud y se deposita en las cuentas adecuadas. También gestionan a dónde va el dinero; cuánto se mantiene a mano para áreas como las nóminas, o cuánto sale para pagar lo que la empresa debe a sus bancos, proveedores y otras obligaciones. Una parte también debe invertirse.
La otra cara del negocio de las cuentas por cobrar es el área de las cuentas por pagar, o los desembolsos de efectivo. Una empresa extiende muchos cheques a lo largo del año para pagar compras, suministros, salarios, impuestos, préstamos y servicios.
El departamento de contabilidad prepara todos estos cheques y registra a quién se han desembolsado, cuánto y para qué. Los departamentos de contabilidad también llevan la cuenta de los pedidos de compra de existencias, como los productos que se venderán a los clientes. También llevan la cuenta de los activos, como los bienes y equipos de una empresa. Esto puede incluir el edificio de la oficina, los muebles, los ordenadores, incluso los artículos más pequeños, como lápices y bolígrafos.
Activos y pasivos
La obtención de beneficios en un negocio se deriva de varias áreas diferentes. Puede resultar un poco complicado porque, al igual que en nuestra vida personal, los negocios también funcionan a crédito. Muchas empresas venden sus productos a sus clientes a crédito.
Los contables utilizan una cuenta de activo llamada cuentas por cobrar para registrar el importe total que deben a la empresa sus clientes que aún no han pagado el saldo completo. Muchas veces, una empresa no ha cobrado la totalidad de sus cuentas por cobrar al final del ejercicio, especialmente en el caso de esas ventas a crédito que podrían realizarse cerca del final del periodo contable.
El contable registra los ingresos por ventas y el coste de las mercancías vendidas por estas ventas en el año en que se realizaron las ventas y se entregaron los productos al cliente. Esto se denomina contabilidad basada en el devengo, que registra los ingresos cuando se realizan las ventas y registra los gastos cuando se producen también.
Cuando las ventas se realizan a crédito, se incrementa la cuenta de activo de las cuentas por cobrar. Cuando se recibe dinero en efectivo del cliente, se aumenta la cuenta de efectivo y se disminuye la cuenta de cuentas por cobrar.
El coste de los bienes vendidos es uno de los principales gastos de las empresas que venden bienes, productos o servicios. Incluso un servicio conlleva gastos. Significa exactamente lo que dice: es el coste que una empresa paga por los productos que vende a los clientes. Una empresa obtiene sus beneficios vendiendo sus productos a precios lo suficientemente elevados como para cubrir el coste de producirlos, los costes de funcionamiento de la empresa, los intereses de cualquier dinero que hayan pedido prestado y los impuestos sobre la renta, quedando dinero para los beneficios.
Cuando la empresa adquiere productos, el coste de los mismos va a lo que se llama una cuenta de activos de inventario. El coste se deduce de la cuenta de efectivo, o se añade a la cuenta de pasivo de cuentas a pagar, dependiendo de si la empresa ha pagado con efectivo o con crédito.
Ganancias y pérdidas
Probablemente sería ideal si el negocio y la vida fueran tan sencillos como producir bienes, venderlos y registrar los beneficios. Pero a menudo hay circunstancias que interrumpen el ciclo, y es parte del trabajo de los contables informar de ellas también. Los cambios en el clima empresarial, o en el coste de las mercancías, o cualquier otra cosa, pueden dar lugar a ganancias y pérdidas excepcionales o extraordinarias en una empresa.
Algunas cosas que pueden alterar la cuenta de resultados pueden ser la reducción o la reestructuración de la empresa. Esto solía ser algo raro en el entorno empresarial, pero ahora es bastante habitual. Normalmente se hace para compensar las pérdidas en otras áreas y para disminuir el coste de los salarios y beneficios de los empleados. Sin embargo, esto también conlleva costes, como la indemnización por despido, los servicios de recolocación y los costes de jubilación.
En otras circunstancias, una empresa puede decidir interrumpir determinadas líneas de productos. Western Union, por ejemplo, entregó recientemente su último telegrama. La naturaleza de la comunicación ha cambiado tan drásticamente, con el correo electrónico, los teléfonos móviles y otras formas, que los telegramas han quedado obsoletos.
Cuando ya no vendes suficiente cantidad de un producto con un beneficio lo suficientemente alto como para que los costes de fabricación merezcan la pena, entonces es el momento de cambiar tu combinación de productos.
Los pleitos y otras acciones legales pueden causar también pérdidas o ganancias extraordinarias. Si ganas una indemnización por daños y perjuicios en un pleito contra otros, habrás obtenido una ganancia extraordinaria. Del mismo modo, si tus propios honorarios legales y daños y perjuicios o multas son excesivos, entonces pueden tener un impacto significativo en la cuenta de resultados.
Ocasionalmente, una empresa cambiará los métodos contables o necesitará corregir los errores cometidos en informes financieros anteriores. Los Procedimientos Contables Generalmente Aceptados (PCGA) exigen que las empresas hagan muy visible en su cuenta de resultados cualquier pérdida o ganancia extraordinaria.
Balance de situación
Un balance es una imagen rápida de la situación financiera de una empresa en un periodo de tiempo concreto. Las actividades de una empresa se dividen en dos grupos distintos de los que informa un contable. Se trata de las actividades lucrativas, que incluyen las ventas y los gastos. Esto también puede denominarse actividades de explotación. También hay actividades de financiación e inversión, que incluyen la obtención de dinero de fuentes de deuda y de capital, la devolución de capital a estas fuentes, la distribución de beneficios a los propietarios, la realización de inversiones en activos y la eventual enajenación de los mismos.
Las actividades de obtención de beneficios se recogen en la cuenta de resultados; las actividades de financiación e inversión se encuentran en el estado de flujos de efectivo. En otras palabras, se preparan dos estados financieros distintos para los dos tipos de transacciones diferentes. El estado de flujos de efectivo también informa del aumento o disminución de efectivo de los beneficios durante el año, en contraposición a la cantidad de beneficios que se informa en la cuenta de resultados.
El balance es diferente de los estados de ingresos y de flujos de caja, que informan, como dice, de los ingresos de caja y de las salidas de caja. El balance representa los saldos, o importes, de los activos, pasivos y fondos propios de una empresa en un instante del tiempo. La palabra balance tiene diferentes significados en distintos momentos.
Tal y como se utiliza en el término balance, se refiere al saldo de los dos lados opuestos de una empresa, el total del activo por un lado y el total del pasivo por el otro. Sin embargo, el balance de una cuenta, como las cuentas de activo, pasivo, ingresos y gastos, se refiere a la cantidad que hay en la cuenta después de registrar los aumentos y disminuciones de la misma, igual que el balance de tu cuenta corriente.
Los contables pueden preparar un balance cada vez que un directivo lo solicite. Pero generalmente se preparan al final de cada mes, trimestre y año. Siempre se prepara al cierre del negocio, el último día del periodo de beneficios.
Ingresos y cuentas por cobrar
En la mayoría de las empresas, lo que impulsa el balance son las ventas y los gastos. En otras palabras, son la causa de los activos y pasivos de una empresa. Una de las partidas contables más complicadas son las cuentas por cobrar. Como situación hipotética, imagina una empresa que ofrece a todos sus clientes un plazo de crédito de 30 días, lo que es bastante habitual en las transacciones entre empresas, (no en las transacciones entre una empresa y los consumidores individuales).
Un activo de cuentas por cobrar muestra cuánto dinero deben aún a la empresa los clientes que compraron productos a crédito. Es una promesa de caso que la empresa recibirá. Básicamente, las cuentas por cobrar son el importe de los ingresos por ventas no cobrados al final del periodo contable.
El efectivo no aumenta hasta que la empresa cobra realmente este dinero de sus clientes comerciales. Sin embargo, la cantidad de dinero de las cuentas por cobrar se incluye en los ingresos totales por ventas de ese mismo periodo. La empresa realizó las ventas, aunque todavía no haya adquirido todo el dinero de las ventas. Los ingresos por ventas, por tanto, no son iguales a la cantidad de efectivo que la empresa acumuló.
Para obtener el flujo de caja real, el contable debe restar el importe de las ventas a crédito no cobradas de los ingresos por ventas en efectivo.
A continuación, añade la cantidad de efectivo que se cobró por las ventas a crédito que se realizaron en el periodo de información anterior. Si el importe de las ventas a crédito que una empresa realizó durante el periodo de referencia es mayor que lo que se cobró de los clientes, entonces la cuenta de deudores aumentó durante el periodo y la empresa tiene que restar de los ingresos netos esa diferencia.
Si la cantidad que cobraron durante el periodo del informe es mayor que las ventas a crédito realizadas, entonces la cuenta de deudores disminuyó durante el periodo del informe, y el contable tiene que añadir al beneficio neto esa diferencia entre los deudores al principio del periodo del informe y los deudores al final del mismo periodo.
Inventario y gastos
Las existencias suelen ser el mayor activo circulante de una empresa que vende productos. Si la cuenta de existencias es mayor al final del periodo que al principio del periodo de referencia, la cantidad que la empresa pagó realmente en efectivo por esas existencias es superior a lo que la empresa registró como gasto por el coste de los bienes vendidos. Cuando esto ocurre, el contable deduce el aumento de las existencias de los ingresos netos para determinar el flujo de caja del beneficio.
La cuenta de activo de gastos pagados por adelantado funciona de forma muy parecida a las cuentas de variación de existencias y cuentas por cobrar. Sin embargo, los cambios en los gastos anticipados suelen ser mucho menores que los cambios en esas otras dos cuentas de activo.
El saldo inicial de los gastos pagados por adelantado se carga a los gastos del año en curso, pero el efectivo se pagó realmente el año pasado. en este periodo, la empresa paga en efectivo los gastos pagados por adelantado del próximo periodo, lo que afecta al flujo de caja de este periodo, pero no afecta a los ingresos netos hasta el siguiente periodo. Sencillo, ¿verdad?
A medida que una empresa crece, necesita aumentar sus gastos pagados por adelantado para cosas como las primas del seguro de incendios, que tienen que pagarse por adelantado de la cobertura del seguro, y sus existencias de material de oficina. Los aumentos de las cuentas por cobrar, las existencias y los gastos prepagados son el precio del flujo de caja que una empresa tiene que pagar por el crecimiento.
Rara vez se encuentra una empresa que pueda aumentar sus ingresos por ventas sin aumentar estos activos.
El efecto retardado del flujo de caja es el precio del crecimiento empresarial. Los directivos y los inversores deben entender que aumentar las ventas sin aumentar las cuentas por cobrar no es un escenario realista para el crecimiento. En el mundo empresarial real, generalmente no se puede disfrutar de un crecimiento de los ingresos sin incurrir en gastos adicionales.
