7 mejores practicas para la gestión de proyectos

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Gestionar un proyecto puede resultar desalentador. Ya sea la planificación de una boda, el desarrollo de un nuevo sitio web o la construcción de la casa de sus sueños junto al mar, es necesario emplear técnicas de gestión de proyectos que le ayuden a tener éxito. Resumiré las 7 mejores prácticas que constituyen el núcleo de una buena gestión de proyectos y que pueden ayudarle a alcanzar el éxito de los mismos.

Definir el alcance y los objetivos

7 mejores practicas para manejar proyectos En primer lugar, entienda los objetivos del proyecto. Supongamos que tu jefe te pide que organices una campaña de donación de sangre, ¿el objetivo es conseguir que se done la mayor cantidad de sangre posible? ¿O es elevar el perfil de la empresa local? Decidir los objetivos reales te ayudará a planificar el proyecto.

El alcance define los límites del proyecto. ¿Está la organización del transporte para llevar al personal al banco de sangre dentro del alcance? ¿O el personal debe ir por su cuenta? Decidir qué está dentro o fuera del alcance determinará la cantidad de trabajo que hay que realizar.

Hay que saber quiénes son las partes interesadas, qué esperan que se les entregue y conseguir su apoyo. Una vez definidos el alcance y los objetivos, haz que las partes interesadas los revisen y acepten.

Definir los resultados

Hay que definir lo que se va a entregar con el proyecto. Si tu proyecto es una campaña publicitaria para una nueva barra de chocolate, uno de los entregables puede ser el material gráfico de un anuncio. Por tanto, decida qué cosas tangibles se entregarán y documéntelas con suficiente detalle para que otra persona pueda producirlas de forma correcta y eficaz.

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Las principales partes interesadas deben revisar la definición de los entregables y estar de acuerdo en que reflejan con exactitud lo que hay que entregar.

Planificación del proyecto

La planificación requiere que el director del proyecto decida qué personas, recursos y presupuesto son necesarios para completar el proyecto.

Debe definir qué actividades son necesarias para producir los entregables utilizando técnicas como las estructuras de desglose del trabajo. Debe estimar el tiempo y el esfuerzo necesarios para cada actividad, las dependencias entre ellas y decidir un calendario realista para completarlas. Involucre al equipo del proyecto en la estimación de la duración de las actividades. Establezca hitos que indiquen fechas críticas durante el proyecto. Inclúyalo en el plan del proyecto. Haz que los principales interesados revisen el plan y lo aprueben.

Comunicación

Los planes del proyecto no sirven de nada si no se comunican eficazmente al equipo del proyecto. Cada miembro del equipo debe conocer sus responsabilidades. Una vez trabajé en un proyecto en el que el director del proyecto estaba sentado en su despacho rodeado de enormes calendarios en papel. El problema era que nadie de su equipo sabía cuáles eran las tareas y los hitos porque no había compartido el plan con ellos. El proyecto se encontró con todo tipo de problemas, ya que la gente realizaba actividades que consideraba importantes en lugar de realizar las actividades asignadas por el director del proyecto.

Seguimiento e información del progreso del proyecto

Una vez que el proyecto está en marcha, hay que supervisar y comparar el progreso real con el planificado. Necesitará informes de progreso de los miembros del equipo del proyecto. Deberá registrar las variaciones entre el coste, el calendario y el alcance reales y los previstos. Deberá informar de las variaciones a su director y a las principales partes interesadas y tomar medidas correctivas si las variaciones son demasiado grandes.

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Puede ajustar el plan de muchas maneras para volver a encarrilar el proyecto, pero siempre acabará haciendo malabarismos con el coste, el alcance y el calendario. Si el director del proyecto cambia uno de ellos, inevitablemente habrá que modificar uno o ambos elementos. Los malabares con estos tres elementos -conocidos como el triángulo del proyecto- son los que suelen causar más dolores de cabeza a los gestores de proyectos.

Gestión del cambio

Las partes interesadas suelen cambiar de opinión sobre lo que hay que entregar. A veces, el entorno empresarial cambia una vez iniciado el proyecto, por lo que las suposiciones hechas al principio pueden dejar de ser válidas. Esto significa a menudo que hay que cambiar el alcance o los resultados del proyecto. Si un director de proyecto aceptara todos los cambios en el proyecto, éste se saldría inevitablemente del presupuesto, se retrasaría y podría no llegar nunca a completarse.

Al gestionar los cambios, el director del proyecto puede decidir si los incorpora inmediatamente o en el futuro, o si los rechaza. Esto aumenta las posibilidades de éxito del proyecto, ya que el director del proyecto controla cómo se incorporan los cambios, puede asignar recursos en consecuencia y puede planificar cuándo y cómo se realizan los cambios. No gestionar los cambios con eficacia suele ser una de las razones por las que los proyectos fracasan.

Gestión de riesgos

Los riesgos son acontecimientos que pueden afectar negativamente al éxito del proyecto. He trabajado en proyectos en los que los riesgos han sido, entre otros, que el personal no tenga las habilidades técnicas necesarias para realizar el trabajo, que el hardware no se entregue a tiempo, que la sala de control corra el riesgo de inundarse y muchos otros. Los riesgos varían en cada proyecto, pero hay que identificar los principales riesgos de un proyecto lo antes posible. Hay que hacer planes para evitar el riesgo o, si no puede evitarse, mitigarlo para reducir su impacto si se produce. Esto se conoce como gestión de riesgos.

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No se gestionan todos los riesgos porque puede haber demasiados y no todos tienen el mismo impacto. Así pues, identifique todos los riesgos, estime la probabilidad de que se produzca cada uno de ellos (1 = poco probable, 2 = quizá probable, 3 = muy probable). Estime su impacto en el proyecto (1 – bajo, 2 – medio, 3 – alto), y multiplique las dos cifras para obtener el factor de riesgo. Los factores de riesgo altos indican los riesgos más graves. Gestione los diez con los factores de riesgo más altos. Revise constantemente los riesgos y esté atento a los nuevos, ya que tienen la costumbre de aparecer en cualquier momento.

No gestionar los riesgos de forma eficaz es una de las razones más comunes del fracaso de los proyectos.

Resumen

Seguir estas mejores prácticas no puede garantizar el éxito de un proyecto, pero sí proporcionará una mayor probabilidad de éxito. No tener en cuenta estas buenas prácticas conducirá casi con toda seguridad al fracaso del proyecto.

Sobre Marcos Perez

¡Hola! Mi nombre es Marcos y soy un apasionado estudioso de la gerencia. Me encanta ayudar a los emprendedores a avanzar, innovar y crecer. En mi página compartiré mis ideas para el desarrollo exitoso de tu negocio: desde consejos sobre cómo mejorar tus procesos hasta apoyarte en la definición de objetivos claros que te permitan alcanzar tu visión. Te invito a unirte al camino del éxito conmigo!

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